紙質文檔管理系統 實現文件資料快速檢索

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在這個信息爆發的時代，文檔資料的增長速度遠遠超出我們的想象。除了來源于網絡的電子資料，日常辦公時產生的線下紙質文檔資料同樣數量驚人。面對與日俱增的文檔資料，我們該如何檢索查閱呢？ 存儲于電子設備中的電子文檔還可以通過搜索關鍵詞進行模糊定位，而躺在辦公桌和文件柜中的那些紙質文檔又該從何查起？ 印象中，在公司查找紙質資料流程繁復，與在圖書館找書有些類似，需要根據文件名、文件類型、歸檔時間等信息在文件柜中一份一份地查閱。遇到不輕易公開的文件時，還得向上級提出申請，且查找過程中稍有不慎對原件造成損壞便無法彌補了。根據日常工作經驗，我們不難得知，紙質資料在查詢時步驟繁多，費時費力，大大降低了工作效率。 針對紙質資料查詢難的問題，技術在其推出的紙質文檔管理系統中加入了關鍵詞檢索功能。用戶可通過拍照或者掃描的方式，將紙質文檔轉化為可編輯的文本資料，并存入系統中。系統采用了先進的OCR技術，可批量識別、加快錄入速度。除此之外，系統自帶糾錯功能，可自動根據語境語義提供不同的糾錯選項，提高文檔電子化的正確率。 紙質文檔電子化之后，檔案管理人員便可通過輸入關鍵詞的方式，對存入系統中的檔案名稱、檔案全文、檔案備注等信息進行檢索，快速調取出所需資料的原件掃描件。在全文檢索方面，系統支持精確查找、模糊查找和多條件組合檢索電子圖像，查找出的關鍵詞在圖片和識別文本上作高亮處理，真正做到秒級精確檢索。 在加速信息查詢速度的同時，技術還考慮到了文檔安全問題，在系統服務端設置了權限管理，合理控制用戶的查閱權限。為一些重要的文件資料設立防護墻，防止文件丟失，泄露，有效保護了文檔資料的安全。 隨著信息技術的發展，目前國內文檔管理工作正逐漸向數字化前進，企業開始推崇更加節能環保、簡捷高效的無紙化辦公模式。而文檔管理系統無論是在查詢、分享，還是在修訂保存上，都具有強大的優勢。近年來，文檔管理系統憑借其錄入快、查詢準、安全性強等優良特質備受信賴，已廣泛應用于圖書館、企事業單位、電子商務等領域。